Un mail formel est une correspondance électronique d'ordre professionnel, commercial ou administratif. Il se rapproche davantage d'une lettre traditionnelle (professionnelle, commerciale ou administrative) que d'un mail envoyé à votre entourage. À ce titre, il faut suivre certaines règles.
1. Utilisez une adresse mail neutre, à résonance professionnelle. Votre adresse mail doit être une variante de votre nom réel et non un pseudonyme ou un surnom. Adieu "lezouzoudu75@opera.com", que vous réserverez désormais à vos proches, et place à "Pierre_Dupont@gmail.com" !
2. L'«Objet» de votre mail : écrivez un titre court et précis. Il doit refléter le sujet et le contenu de votre courriel. Vous pouvez tout à fait utiliser un mot-clé, ce qui aura l'avantage d'attirer l'attention du destinataire. Par exemple, "Votre annonce du 8 février 2018" : court, ce titre permet au lecteur de savoir immédiatement de quoi va traiter le mail grâce à la présence d'un mot-clé.
3. Pour débuter votre message, utilisez une formule de politesse appropriée : "Monsieur", "Madame", "Maître", ... Si vous connaissez le nom du destinataire, utilisez-le : "Madame Y", "Monsieur X", "Maître Durand". Enfin, vous pouvez faire précéder le titre par "Bonjour" : "Bonjour Madame X", etc. Si vous ne connaissez pas le sexe de votre interlocuteur, optez pour "Madame, Monsieur". N'interpellez jamais le destinataire par son prénom. Dans tous les cas, faites suivre la formule de politesse d'une virgule.
4. Le premier paragraphe est généralement utilisé pour présenter le pourquoi du mail, et se doit d'être très bref : "Je m'appelle Pierre Dupond. Je vous contacte au sujet de votre annonce de services trouvée sur le site Z". Cela permettra au destinataire de situer votre mail parmi ses activités.
5. Rédigez ensuite votre message complet en allant droit au but. Le mail est un écrit direct dans lequel ni on tergiverse, ni on hésite à nommer les choses, les personnes ou les faits, ni on se répète. Vous devez conserver l'attention du lecteur et éviter toute confusion. Dans l'idéal, construisez votre texte en paragraphes qui correspondront chacun à un thème.
6. Votre mail ne doit pas dépasser les 5 paragraphes (y compris le premier, l'introduction) et chaque paragraphe ne doit pas comprendre plus de 5 phrases.
Sautez une ligne entre chaque paragraphe.
Ne cherchez pas à utiliser des astuces issues des traitements de texte.
Bannissez le langage familier, utilisez un langage plus professionnel.
7. Pour terminer votre message, utilisez une formule de politesse appropriée : "Cordialement" est la plus courante, mais vous pouvez opter pour d'autres formules dès lors qu'elles sont courtes et adaptées au destinataire du mail : "Sincères salutations", "Salutations distinguées" ou "Salutations cordiales". Faites toujours suivre d'une virgule.
8. Signez avec votre prénom + nom complets. Si vous avez un titre professionnel (docteur, directeur, etc.), précisez-le sous votre nom et ajoutez, le cas échéant, le nom de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.
9. Relisez votre message pour corriger les éventuelles fautes de grammaire, de conjugaison et d’orthographe.
Souvenez-vous toujours que les clés pour réussir à écrire un bon mail formel sont : clarté, concision et exactitude.